Od pewnego czasu wśród przedsiębiorców wiele mówi się o Jednolitym Pliku Kontrolnym zwanym JPK. Wciąż powstają pytania, których przedsiębiorstw JPK dotyczy i od kiedy obowiązuje. Jednolity Plik Kontrolny jest zbiorem danych księgowych, posiadających odgórnie narzuconą strukturę i format, stworzony w oparciu o programy do prowadzenia księgowości. Powstaje on poprzez eksport danych, zawierających informacje o operacjach gospodarczych wykonanych w danym okresie. Buduje się go w formacie XML, pozwalającym na jego łatwe przetwarzanie. JPK to zatem nic innego jak dodatkowa ewidencja gromadząca i porządkująca dane według zdefiniowanych struktur. System ten obejmuje: księgi rachunkowe – JPK KR, wyciąg bankowy – JPK WB, magazyn – JPK MAG, ewidencję zakupu i sprzedaży VAT – JPK VAT, faktury VAT – JPK FA, podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK PKPIR, ewidencja przychodów – JPK EWP.
Przekazywanie danych w postaci elektronicznej na żądanie organów Kontroli Administracji Skarbowej odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zapewniających bezpieczeństwo, wiarygodność i niezaprzeczalność danych zawartych w księgach. Dotąd obowiązujące przepisy nie określały dokładnej formy przekazywania danych organom kontroli skarbowej. Informacje udostępniano w formie elektronicznej, ale w różnych formatach, co uniemożliwiało ich porównywania i zestawiania. Paraliżowało to pracę urzędnikom i absorbowało ogromną ilość czasu. Receptą na rozwiązanie tych problemów stał się właśnie Jednolity Plik Kontrolny. Jego podstawowym zadaniem jest ujednolicenie sposobu przekazywania danych, co umożliwi skrócenie czasu kontroli oraz obniżenie kosztów. W większej części przypadków przekazanie pliku będzie wiązało się z dokonaniem czynności sprawdzających, po których kontrola u podatnika nie będzie konieczna. Wgląd organów administracji skarbowej do uporządkowanych danych pozwoli na sprawne wyszukanie błędów, co daje szansę na skuteczne przeciwdziałanie wyłudzeniom podatku VAT czy unikaniu opodatkowania. Dodatkową korzyścią jest ujednolicenie procedur kontrolnych i sprawdzających, co da szansę skutecznej zarządzać zespołami prowadzących kontrolę. Aby JPK spełnił swoją funkcję, do nowych wytycznych muszą dostosować się wszyscy przedsiębiorcy. Wszelkie systemy księgowe w firmie muszą mieć możliwość eksportu danych dotyczących wszelkich operacji księgowych w danym okresie. Przedsiębiorcy zobowiązani są do przekazywania plików JPK na żądanie organów podatkowych w jednym z dwóch terminów: od 1 lipca 2016 r. – duże podmioty, od lipca 2018 r. – mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. Do comiesięcznego przekazywania JPK organom kontroli skarbowej bezwzględnie zobowiązani są przedsiębiorcy prowadzący ewidencję zakupu i sprzedaży VAT. Od 1 lipca 2016 roku zobowiązane są do tego duże podmioty, od 1 stycznia 2017 – małe i średnie, natomiast od 1 stycznia 2018 – mikro przedsiębiorcy. O tym czy dana firma jest dużym, średnim, małym, czy mikro przedsiębiorstwem decyduje średnia liczba zatrudnionych w danym roku pracowników, roczny obrót netto ze sprzedaży oraz suma aktywów bilansu. Te trzy parametry określa się na podstawie dwóch ostatnich lat działalności.
Aby sprostać wymogom wynikającym z nowych przepisów najprościej byłoby zaopatrzyć się w oprogramowanie umożliwiające łączenie plików JPK pochodzących z różnych miejsc i dowolnych systemów księgowych lub sprzedażowych oraz przesyłanie go w formie elektronicznej organom podatkowym . Tego typu programem jest JPK Link stworzony przez Biuro Informatyki Stosowanej FORMAT. Program JPK Link, połączy różne bazy w jeden plik JPK, w którym każdy dokument będzie wykazany w osobnej pozycji. Warunek jest jeden – wszystkie programy księgowe, w których tworzone są te dokumenty muszą mieć możliwość utworzenia pliku JPK w aktualnej strukturze XML określonej przez ministerstwo finansów. Program obsługuje także plik JPK VAT, którego comiesięczna wysyłka jest obecnie obowiązkiem większości przedsiębiorców. Dodawanie plików źródłowych w programie JPK Link jest niezwykle proste. Umożliwia on scalanie plików JPK w module Scal JPK. Użytkownik oznacza, gdzie znajdują się te pliki (na dysku, na pendrive, w zasobach sieciowych itd.), a następnie korzysta z funkcji Dodaj bądź przeciąga je na pulpit programu. Dołączenie plików do programu bądź łączenie JPK nie powoduje żadnej ingerencji w te pliki. Pozostają one w swojej lokalizacji w niezmienionej formie. Program JPK Link™ lokalizuje jedynie ich położenie. W programie JPK Link™ możesz bez problemu zweryfikować, czy pliki otrzymane z różnych systemów, pochodzące od różnych producentów i utworzone w różnych lokalizacjach są bezbłędne. Jeżeli sprawdzenie poszczególnych plików i całej Grupy przebiegła pomyślnie, wówczas można przystąpić do scalania Grupy używając funkcji Scal. Po chwili pojawi się komunikat świadczący o prawidłowo przygotowanym złączonym pliku i można rozpocząć jego wysyłkę. Cały proces tworzenia jednego pliku JPK i jego wysyłki odbywa się w kilku łatwych krokach: wskazanie plików JPK, weryfikacja plików, scalanie plików, podpisanie scalonego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wysłanie scalonego pliku, pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Program JPK Link jest przeznaczony dla jednostek budżetowych, firm wielooddziałowych i biur rachunkowych. Do obsługi programu jest niezbędny system Windows 7 lub wyższy. JPK Link to program wszechstronny i godny polecenia. Każdy przedsiębiorca z pewnością będzie zadowolony z jego użytkowania.
Opracowano na podstawie: jpk-link.pl